BAföG stellt auf digitale Antragsbearbeitung

Die BAföG-Ämter der Studierendenwerke weisen immer wieder auf das gleiche Problem hin: Weil die Bearbeitung von Papierdokumenten viel zu viel Zeit in Anspruch nimmt, müssen Studierende nach der Antragstellung oft monatelang auf ihr Geld warten. Das Amt für Ausbildungsförderung in Aachen hat nun ein eigenes System zur digitalen Bearbeitung auf den Weg gebracht, um die Datenerfassungs- und Bearbeitungsvorgänge deutlich zu beschleunigen.

Damit BAföG-Leistungen bewilligt werden können, muss ein kompletter Antrag eingereicht werden. Dieser besteht meist aus mehreren Formblättern und einem Stapel unterschiedlicher Nachweise. Das Tagesgeschäft der Beschäftigten im BAföG-Amt gestaltet sich in der Regel mühsam: Da die Dokumente oftmals in Papierform eintreffen, müssen Briefumschläge geöffnet, Formulare mehrmals kopiert, gescannt und in Aktenordner abgelegt werden.

Auch wenn der Bund die elektronische Antragsstellung mittlerweile ermöglicht hat, bleibt den Ämtern die analoge Bearbeitung weiterhin nicht erspart: Deutschlandweit wurden im Jahr 2022 Papierakten für etwa 500.000 Studierende verwaltet. Denn kommt ein Antrag per E-Mail oder über das BAföG-Portal rein, muss dieser trotzdem ausgedruckt und in Ordnern abgeheftet werden.

In Aachen hat das Studierendenwerk deswegen nun ein eigenes System zur Antragsbearbeitung entwickelt. Das ist rein digital, kommt ohne Papier aus und bietet Vorteile für Beschäftigte und Studierende gleichermaßen, denn die digitale Bearbeitung ist zügiger, führt zu mehr Transparenz, weniger Missverständnissen und natürlich zu einer schnelleren Auszahlung der Gelder.

Künftig bitte papierlos
Voraussetzung dafür ist die Beantragung auf elektronischem Weg. Das Amt für Ausbildungsförderung bittet deswegen darum, den Antrag nur noch per E-Mail oder über das Portal bafoeg-digital.de vorzunehmen, damit dieser – ohne dass er vorab ausgedruckt werden muss – mit einer entsprechenden Software zügig weiterverarbeitet werden kann. Studierende können also selbst zur digitalen Bearbeitung beitragen, indem sie

1. den Antrag nicht mehr in Papierform per Post, sondern per E-Mail an bafoeg@stw.rwth-aachen.de oder über das Portal bafoeg-digital.de einreichen,
2. bei der E-Mail – falls vorhanden – die Förderungsnummer im Betreff angeben
3. und fehlende Unterlagen ebenfalls nur noch über elektronischem Wege an BAföG-Amt senden.