FAQ - Studierendenwerk Aachen

          Wohnen | Aufmaßarbeiten Wohnheime        
                
          Digitalisierung des Datenbestands der Wohnheime        Das Studierendenwerk hat sich entschieden, den Datenbestand seiner Wohnheime zu digitalisieren. Die Verbesserung von Wartung und Instandhaltung sowie eine präzisere Belegungsplanung und ein effektiveres Schadensmanagement sind zentrale Ziele dieser Initiative. Dazu ist auch die Vermessung aller privat genutzter Wohnheimräume erforderlich.
Das Studierendenwerk baut auf die Kooperationsbereitschaft der Bewohnerschaft, da die Erfassung der Daten in allen Zimmern der Studierendenwohnheime durchgeführt werden muss. Die Vermessungstermine erfolgen in Begleitung des Hausmeisters sowie gegebenenfalls einer zuständigen Sachbearbeitenden aus der Abteilung Studentisches Wohnen des Studierendenwerks.
Hinsichtlich des Ablaufs, der sicherlich mit einigen Rückfragen einhergeht, haben wir für die Bewohnerinnen und Bewohner eine FAQ-Liste erstellt:

    Warum ist die Digitalisierung des Datenbestands der Wohnheime notwendig und welche Ziele werden damit verfolgt?  
Die Digitalisierung des Datenbestands der Wohnheime ist notwendig, um die Planunterlagen auf den neuesten Stand zu bringen, insbesondere in Bezug auf Nutzungs- und bauliche Veränderungen. Diese Maßnahme ermöglicht dem Studierendenwerk, effizienter, schneller und kostengünstiger zu arbeiten. Durch die Digitalisierung kann die Verwaltung der Wohnheime optimiert und eine bessere Belegungsplanung betrieben werden.

    Welche Vermessungen werden durchgeführt und wie umfangreich sind diese Maßnahmen?  
Die grundlegenden Maße der Wohnräume, wie Höhe, Breite und Länge, werden mit einem Laserentfernungsmesser vermessen. Dabei müssen keine Möbelstücke verrückt oder verstellt werden. Zusätzlich werden die Höhe und Breite der Türen und Fenster ermittelt. Diese umfassenden Vermessungen stellen sicher, dass alle relevanten baulichen Daten erfasst werden, ohne den Wohnraum erheblich zu beeinträchtigen.

    Welche spezifischen Daten werden bei der Vermessung des Wohnraumes erhoben?  
Bei der Vermessung des Apartments werden folgende spezifische Daten erhoben:
Höhe, Breite und Länge der Wohnräume und Badezimmer
Art des Bodenbelags
Baujahr und Größe der Fenster
Türart
Anzahl der Heizkörper
Besonderheiten (bspw. der Sanierungsstand)
 
    Wie werden diese Daten verwendet und zu welchem Zweck werden sie gespeichert?  
Die erhobenen Daten werden in ein CAFM-System (Computer-Aided Facility Management) eingespeist. Dieses System ermöglicht es dem Studierendenwerk, den Bestand von der Belegung bis hin zum Schadensmanagement effizient in einer Software zu verwalten. Die Daten werden verwendet, um den Zustand der Wohnungen zu dokumentieren und die Instandhaltungsmaßnahmen zu optimieren.

    Wie wird sichergestellt, dass die erhobenen Daten sicher und im Einklang mit den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet und gespeichert werden?  
Es wird sichergestellt, dass die erhobenen Daten gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet und gespeichert werden, indem sie ausschließlich auf sicheren Servern gespeichert werden und nur autorisiertem Personal Zugriff gewährt wird. Alle Mitarbeiter sind in Datenschutzrichtlinien geschult und verpflichtet, diese strikt einzuhalten. Darüber hinaus werden die Daten anonymisiert, soweit dies möglich ist, um die Privatsphäre der Bewohner zu schützen.

    Wer hat Zugriff auf die erhobenen Daten und wie lange werden diese gespeichert?  
Die Daten werden für die Dauer der Bearbeitung am Lehr- und Forschungsgebiet für Immobilienprojektentwicklung (IPE) an der RWTH Aachen gespeichert und anschließend an das Studierendenwerk übergeben. Die Daten sind nicht öffentlich zugänglich und werden nur für interne Zwecke verwendet. Zugriff haben nur autorisierte Mitarbeiter des IPE und des Studierendenwerks. Die Daten werden solange gespeichert, wie sie für die Erfüllung der Verwaltungs- und Instandhaltungsaufgaben notwendig sind.

    Ist es möglich, einen alternativen Termin für die Vermessung zu vereinbaren, falls ich am vorgesehenen Termin nicht anwesend sein kann?  
Da die Koordination der Termine sehr umfangreich ist und die Aufmaßarbeiten in allen rd. 5.000 Wohnplätzen durchgeführt werden, können keine alternativen Termine angeboten werden. Es besteht jedoch die Möglichkeit eine Zugangsberechtigung abzugeben oder eine Dritte Person zu beauftragen, den Termin wahrzunehmen. Vordrucke zur Zugangsberechtigung werden von der Wohnheimverwaltung bei der Terminmitteilung ausgegeben.

    Was passiert, wenn ich keine Zugangsberechtigung abgeben möchte?  
Es entstehen keine Nachteile, wenn keine Zugangsberechtigung abgegeben wird. In dem Fall wird darum gebeten, bei den Aufmaßarbeiten anwesend zu sein oder eine andere Person als Vertretung zu beauftragen – zum Beispiel ein/e Nachbar*in. Ansonsten könnten die erhobenen Daten kleiner und möglicherweise weniger repräsentativ ausfallen.

    Welche Rolle übernimmt der RWTH-Lehrstuhl IPE in dieser Kooperation und wie wird die Zusammenarbeit koordiniert?  
Die IPE handelt im Auftrag des Studierendenwerks, um die Planunterlagen zu bearbeiten und zu aktualisieren. Die Zusammenarbeit wird durch regelmäßige Abstimmungen und Meetings koordiniert, um sicherzustellen, dass die erhobenen Daten den Anforderungen des Studierendenwerks entsprechen.

    Wie wird sichergestellt, dass nur die notwendigen und relevanten Daten erfasst werden?  
Die Erfassung der Daten erfolgt ausschließlich in Begleitung des Hausmeisters und gegebenenfalls der zuständigen Sachbearbeiter*in der Abteilung Studentisches Wohnen des Studierendenwerks, die sicherstellen, dass nur die notwendigen und relevanten Daten erhoben werden. Diese Maßnahme dient dazu, die Effizienz und Genauigkeit der Datenerhebung zu gewährleisten.

    Welche Maßnahmen werden ergriffen, um sicherzustellen, dass der private Wohnungsinhalt nicht digitalisiert oder in anderer Weise erfasst wird?  
Die Begehungen werden stets in Begleitung des Hausmeisters und gegebenenfalls der zuständigen Sachbearbeiter*in der Abteilung Studentisches Wohnen des Studierendenwerks durchgeführt, der/die sicherstellt/sicherstellen, dass der private Wohnungsinhalt nicht digitalisiert oder erfasst wird. Es werden keine Fotos oder ähnliches aufgenommen, die den privaten Wohnraum betreffen.

    Wie wird der Schutz meiner Privatsphäre während der Vermessungsarbeiten gewährleistet?  
Der Schutz der Privatsphäre wird dadurch gewährleistet, dass keine Fotos oder andere Aufzeichnungen gemacht werden, die den privaten Wohnungsinhalt betreffen. Zudem erfolgt die Vermessung diskret und respektvoll, um die Privatsphäre bestmöglich zu schützen.